黃玟君的觀念英文: 英語簡報演說技巧 (1) ：瞭解聽眾

你知道嗎？英語簡報要做得好，所需的技巧及練習可不少！今天來跟大家聊聊英語簡報前應該做的功課：「瞭解聽眾」。你可不要小看這個事前準備工作喔，為什麼呢？讓我們先來看一段名人的話：

“If I am to speak ten minutes, I need a week for preparation; if fifteen minutes, three days; if half an hour, two days; if an hour, I am ready now.”

--Woodrow Wilson

我需要一星期的時間來準備一個10分鐘的演講；三天來準備15分鐘的演講；兩天來準備30分鐘的演講；但若要講一個鐘頭，我現在就可以開始。

--伍德羅·威爾遜，美國第28任總

由威爾遜總統的引言可以得知，一個成功的簡報需要許多練習及準備；尤其越短的簡報，越需要長時間周延的準備。為什麼呢？這是因為短的簡報所需的內容必須更精簡、語言必須更精鍊，因此難度更高，正所謂「台上一分鐘，台下十年功」！

因此，在你接到簡報任務或邀約時，首要之務便是瞭解你的聽眾，因為你的簡報內容、方式、語言等，都可能隨著聽眾屬性的不同而有所改變。瞭解聽眾的面向包含其專業、教育、語言、性別、教育程度、年紀等；此外，事先知道聽眾對你簡報的期望也很重要，例如，他們最想聽到什麼內容？最想學到什麼東西？還有，他們期望你是直接告知 (inform) 資訊，還是需要你說服 (convince)、甚至挑戰 (challenge) 他們？

因此在你一知道要簡報時，便可開始對簡報對象的產業和或公司進行研究。你可於簡報前幾天透過 e-mail 或電話，瞭解聽眾的背景。若這些不可行，那你可以先大約設定聽眾的背景，並據此演練講稿，然後在簡報當天提早抵達會場，把握機會先從主辦單位的人員處得到相關資訊。若這些也不可行，你還可以在簡報一開始時直接詢問聽眾，瞭解他們的需求及期望，據此快速調整簡報內容，並在簡報中途不時向聽眾確認他們的需求及期望。若你想要更謹慎些，還可以在簡報後請聽眾做一份意見調查表，以確實知道自己是否圓滿完成任務，並作為改進下次簡報的參考。

聽眾背景調查表

為了幫助你瞭解聽眾背景，你可以在簡報前先完成以下調查表：

請勾選此次簡報你所瞭解的聽眾背景：

聽眾人數？
聽眾的性別、年紀、母語？
聽眾的教育程度？
聽眾是你同領域的專家還是普羅大眾？
聽眾是學生還是教師？新進員工還是資深員工？舊客戶或新客戶？
聽眾的職業及位階為何？聽眾是否曾任職其他公司？聽眾中是否有決策者？
聽眾對你或你所屬的單位瞭解多少？
聽眾對簡報的主題瞭解多少？
聽眾期望你是告知 (inform)、說服 (convince)、還是挑戰 (challenge) 他們?
聽眾最想獲得什麼資訊？希望聽到重點摘要還是詳細說明？
根據聽眾屬性，簡報是否有必須特別提出或避免提及的內容？
根據聽眾屬性，簡報時是否可表現幽默？若可，何種方式？
聽眾對你或簡報內容是支持、懷疑或反對？
聽眾是自願或被強迫參加簡報？

跨文化溝通

另一個與聽眾相關的議題是「跨文化溝通」 (cross-cultural communication)。雖然你做的是英語簡報，但並不代表聽眾都是歐美人士，或者其母語都是英語；也就是說，在地球村的今天，你簡報的對象可能是美國人，也可能是日本人，或者來是不同國家的人，其母語可能是英語，也可能是日文，或者其他語言。而針對不同國家、地區、文化的聽眾，溝通的方式也會不同。以下為針對歐美及亞洲聽眾的簡報方式。*要注意：這些只是概括性資訊，應避免刻板印象，族群中的個別差異也必須考量。

(1) 歐美人士：

簡報內容應力求簡單明瞭，盡早進入主要重點，需附上最新的資訊或統計資料，並將焦點放在數據、圖表上。
簡報內容不宜過長，必須講究事實、提出具體可行的解決方案；若你有任何想法，必須明確向聽眾提出，對於其問題也必須明確回答。
問答時段 (Q&A session) 可預留長一點，並事先準備對方可能提問的問題與答案。回答時必須十分明確，溝通方式可較為直接，對談中若有語言交鋒也不要意外，應該將重點放在問題及議題本身，而不要視為聽眾對自己的人身攻擊。
現場氣氛可以較為輕鬆，因此若能適時展現幽默感最好，但這並不代表簡報內容或你的態度可以輕忽或隨便。

(2) 亞洲人士：

簡報前應先向在場人士（尤其是重要人士）致意、交換名片，並弄清楚聽眾中不同人員的階層關係，確保滿足最高位階者的需求。
簡報內容必須豐富且紮實，問答時段 (Q&A session) 通常不需太長。
若為商業簡報，進入簡報內容前最好先說明自己所屬公司或單位的歷史背景及績效等，並將重點放在雙方的長期利益上。最好不要當場要求對方做承諾或決定，並要能聽出對方的言下之意。
簡報現場宜營造和諧的氣氛，不要強迫聽眾互動或回答問題。對於沈默且沒有回應的聽眾也不需感到氣餒。